Vedení účetnictví a daňové evidence není jen o číslování faktur a výpočtu daně. Důležitou (ale často podceňovanou) součástí je také archivace dokladů. Správné uchování dokladů je důležité nejen při případné kontrole z finančního úřadu, ale i pro vlastní přehled a klid.

V tomto článku najdete přehled, jaké doklady musíte uchovávat, na jak dlouho, a jak je to rozdílné pro plátce a neplátce DPH.

Co všechno patří mezi účetní doklady?
Bez ohledu na to, zda jste plátce DPH, nebo ne, musíte archivovat zejména:

– vydané a přijaté faktury
– příjmové a výdajové pokladní doklady
– bankovní výpisy
– smlouvy a objednávky
– mzdové listy a výplatní pásky
– přiznání k dani z příjmů, k DPH, přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny
– daňové doklady k DPH (u plátců)

U plátců DPH navíc musí být u každého dokladu správně uvedeno DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění), sazba DPH, případně režim přenesení daňové povinnosti.

Jak dlouho je potřeba doklady archivovat?
Podle zákona platí tyto lhůty:
– 10 let – u dokladů souvisejících s DPH (pro plátce)
– 5 let – pro daňové doklady u daně z příjmů (pro všechny)
– 30 let – u dokladů o pracovněprávních vztazích
– 3 roky – obecně minimální lhůta pro běžné doklady (ale doporučuje se alespoň 5 let)

Tip: Lhůty běží vždy od konce zdaňovacího období, ve kterém bylo podáno přiznání, ne od data vystavení dokladu!

Elektronická archivace – ano, ale správně
Doklady dnes můžete archivovat i v elektronické podobě – třeba skenováním nebo uchováváním PDF. Je ale důležité:
– aby byly čitelné
– nebylo možné je dodatečně upravit
– byly systematicky pojmenované a uložené
– měly zálohu

Nejčastější chyby při archivaci:
– Chybějící doklady
– Nevědomé vymazání e-mailů
– Skladování dokladů bez označení
– Krátká archivace

Shrnutí: Co si pohlídat: